Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest platformą opracowaną przez rząd w celu ujednolicenia struktury faktur wystawianych w naszym kraju. Wprowadzenie KSeF miało miejsce już jakiś czas temu, ale przystąpienie do programu jest na razie dobrowolne. Niedługo ma się to jednak zmienić – dlatego warto już teraz przygotować się na wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w firmie!
Czego dowiesz się z artykułu?
- Co to jest Krajowy System e-Faktur?
- Jakie są korzyścią z wystawiania faktur ustrukturyzowanych KSeF?
- Od kiedy będzie obowiązek KSeF?
- Jak można sobie ułatwić korzystanie z systemu i jego wdrożenie?
- Jak funkcjonuje integracja z KSeF platformy Comarch EDI?
Krajowy System e-Faktur – co to jest?
Zacznijmy od wyjaśnienia tego, co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). To stworzony przez Ministerstwo Finansów system teleinformatyczny, który służy m.in. do odbierania i wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Utworzenie Krajowego Systemu e-Faktur miało bowiem na celu ujednolicić strukturę elektronicznych faktur – tak aby były one zbudowane według tego samego schematu dla wszystkich podmiotów, którzy przystępują do systemu.
Faktury elektroniczne ustrukturyzowane są rejestrowane w programie w odgórnie wyznaczonym formacie (pliku XML KSeF, zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA_VAT). Co więcej, tam też są archiwizowane, i to przez okres maksymalnie 10 lat (liczony od końca roku, w którym daną fakturę ustrukturyzowaną wystawiono). Dzięki temu przedsiębiorcy, którzy wdrożyli w firmie system KSeF, są zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur w formacie JPK, by ewentualnie przedstawić je na żądanie instytucji podatkowej. Jest to zatem jeden z wielu plusów przystąpienie do tego programu.
Jakie jeszcze są korzyści faktur ustrukturyzowanych Krajowego Systemu e-Faktur?
Wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pomocą platformy KSeF niesie ze sobą sporo korzyści. Jak już wspomniano, platforma daje możliwość całkowitego zrezygnowania z faktur papierowych czy dotychczasowych „zwykłych” e-faktur. W systemie KSeF przedsiębiorca zyskuje podgląd wszystkich wystawianych faktur, które zachowują jednolitą strukturę, co znacznie wpływa na przejrzystość całej dokumentacji finansowej.
Ogromną zaletą wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest też to, że przedsiębiorca korzystający z aplikacji podatnika KSeF może liczyć na znacznie szybszy zwrot podatku VAT – nawet o 40 dni! Co więcej, program w ogromnym stopniu ułatwia wystawianie faktur korygujących – co wcześniej generowało nierzadko pewne trudności. Można więc powiedzieć, że Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie wprowadzające firmę w świat nowoczesnej dokumentacji finansowej i dający jej wymierne profity.
KSeF – od kiedy obowiązkowy?
KSeF już wkrótce zacznie być obligatoryjny. Prace nad programem zaczęły się w 2021 roku, wtedy też opublikowano jego pilotaż z udziałem podatników. Było to możliwe dzięki uchwaleniu ustawy o zmianie ustawy dotyczącej podatku od towarów i usług, która wprowadziła opcję używania w polskim systemie gospodarczym faktur elektronicznych ustrukturyzowanych.
Od stycznia 2022 roku możliwość korzystania z krajowego systemu faktur została już oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów. Obecnie nie ma obowiązku wystawiania faktur tego typu – przystąpienie do programu ma wciąż charakter dobrowolny. Rząd zapowiedział jednak, że najprawdopodobniej już od 1 stycznia 2024 roku korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne.
Elektroniczne faktury ustrukturyzowane funkcjonują już w niektórych krajach na świecie, toteż Polska nie jest tu pionierem – ale na pewno znajduje się w ścisłej czołówce państw wdrażających to innowacyjne rozwiązanie.
E-faktura KSeF – jak ułatwić sobie korzystanie z systemu?
Integracja z platformą KSeF i korzystanie z rządowej aplikacji może nieść problemy techniczne, być czasochłonne i kłopotliwe – szczególnie w wypadku tych przedsiębiorców, którzy w skali miesiąca wystawiają wiele faktur sprzedaży. Jednak istnieje rozwiązanie, które umożliwia bezproblemową integrację z aplikacją rządową.
Dzięki temu już teraz skorzystasz z profitów, jakie daje wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w firmie, a później – po wejściu w życie KSeF – spełnisz wszystkie wymagania w tej kwestii. Mowa tu o takiej platformie służącej do wymiany elektronicznych dokumentów, jak Comarch EDI.
Comarch EDI – integracja z KSeF w zasięgu ręki!
Comarch EDI służy m.in. właśnie do odbierania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Od momentu, gdy system KSeF zaczął działać w Polsce w formie dobrowolnej, przeprowadzono integrację platformy Comarch EDI z rządowym systemem. Oznacza to, że przedsiębiorcy z niej korzystający mogą zdecydować o swoim przystąpieniu do KSeF i wystawianiu ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, a Comarch EDI sam zajmie się wszystkimi formalnościami z tym związanymi!
Narzędzie to automatycznie nada fakturze format zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów i prześle ją do systemu rządowego. Jeżeli Twój kontrahent ma własne wymogi dotyczące informacji zamieszczanych na fakturze, Comarch EDI pozwoli Ci zastosować także taką walidację biznesową. W programie będziesz mieć czytelny podgląd wszystkich wystawianych dokumentów oraz ich historii, UPO i numeru identyfikującego, który jest nadawany przez Krajowy System e-Faktur. Dzięki temu zyskasz więc dostęp do innowacyjnego rozwiązania w zakresie fakturowania, a jednocześnie unikniesz żmudnych prac związanych z wdrożeniem rządowego programu.
A zatem – nie ma co czekać, aż faktury systemu KSeF staną się obowiązkowe! Warto już teraz zdecydować się na krok w nowoczesność i zapewnić swojej firmie oraz jej partnerom biznesowym pełną transparentność i czytelność dokumentów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, sprawdź KSeF w pytaniach i odpowiedziach, a następnie przetestuj, jak korzystać z systemu KSeF. Zobaczysz, że się nie zawiedziesz!